会議の重要性
みなさんは、社内会議をどのように進めていますか？
今回は、会議の重要性について記事にします。
「詰める」会議は今すぐやめて！
いまだに昔ながらの「詰める」会議を行っている会社や組織は、今すぐやめることをおすすめします。
私はクライアントのコンサルを請け負う際、まず会社の雰囲気と合わせて「どんな会議をしているか」「どんな内容なのか」を確認し、そのうえで会議に出席させてもらうことがあります。すると、会議の様子を見るだけで、その会社が良い雰囲気か悪い雰囲気か大体つかめてしまうのです。
- 悪い会社にありがちな会議：「会議＝詰める場所」「人を吊し上げる場」
では、なぜ「詰める」会議になってしまうのでしょうか。
私がこれまで話を聞いてきた限りでは、次のような声が多いです。
「過去に、数字や目標を達成していない人を責め立てる会議を何度も経験した」
「会議とは、人を追及するものだと自然に思い込んでいた」
もちろん、そうした経験がなくても「会議＝詰めるところ」と認識している方もいるようです。
しかし、毎週・毎月、同じように人を責めていても改善は期待できません。
「詰められることで頑張る」人も一定数いるかもしれませんが、雰囲気が悪くなるため、会社や従業員全体のモチベーション向上や育成には向かないと考えられます。
会議で大切なポイント
会議を有効活用するうえで重要なのは、以下のようなポイントです。
- 議長の進め方と雰囲気づくり
- “詰めない”会議
- 創造的（ポジティブ）・建設的な話ができる場
会議とは「あくまで「一つの“ツール」にすぎません。本来は、
- 組織全体の方向性を示す
- 周りの従業員同士が切磋琢磨できる環境をつくる
- 意思疎通や意識の統一、目標設定のプロセスの可視化を図る
といった目的があるはずです。
定期的な会議を“やりがい”の着地点にする
参加者自身は「とりあえず会議に出る」のではなく、会議で成果を披露することを一つの目標にしてみてはどうでしょうか。
「会議で報告しようと思うから、今週・今月はここまで頑張る」というモチベーションが生まれれば、会社としても良い方向へ向かいやすくなります。
フォーマットの統一と情報共有
また、誰もが同じ基準で可視化できる統一フォーマットを用意すると、会議の効率が上がります。
- 開発会議・技術会議：進捗状況、停滞しているテーマとその期間、打開策など
- 営業会議：単なる数字や実績だけでなく、進捗率やマーケット分析、年間を通した推移など
- 管理業務の会議：各部署の実績報告、申請関係の進捗、予算が赤字/黒字のどちらに傾くかシミュレーション
このように可視化・共有することで、現状把握と次のアクションをスムーズに行えます。
議長の役割
議長は固定でなくても構いませんが、とにかくポジティブに話を回せる人が適任です。
もちろん脱線することもありますが、軌道修正ができるスキルも必要。
交代制にする場合、議長を経験することで従業員全体のレベルアップも期待できます。
まとめ
- 会議は“詰める”場ではなく、組織を円滑に動かすツール
- ポジティブかつ建設的な内容を心がけ、参加者が前向きに取り組める雰囲気をつくる
- 統一フォーマットで進捗や課題を共有し、意思疎通と目標設定を可視化する
- 議長の役割を重視し、脱線を防ぎながらも前向きな議論を促す
今一度、みなさんの会社で「会議」という場を見直してみてください。
もし会議自体を行っていないのであれば、意思統一のツールとして導入するのも一つの方法です。ネガティブなイメージを持たず、前向きな情報共有の場として活用してみてはいかがでしょうか。