組織図と担当業務を“見える化”するだけで、会社は変わる！

中小零細企業の管理職が押さえるべき「組織図」と「業務の見える化」の重要性
社長、役員、管理職の方にとって、会社の組織図と組織（チーム）、担当業務の見える化は非常に重要な取り組みです。長年同じ仕事や同じ会社で働いていると、当たり前のこととして見過ごされがちですが、これを明確にすることで会社全体の運営が大きく改善されます。

見える化が必要な理由
・他部門の業務内容を周知する
　他部門が何をしているかを理解することで、組織全体の動きを把握できるようになります。

・従業員同士の貢献を認識する
　従業員が周囲の担当業務を知ることで、チームメンバーがどのように会社に貢献しているかを理解しやすくなります。

これを怠ると、以下のような疑問や不満が従業員の間で生じることがあります。

• 「なぜあのチームはいつも社内にいないのか？」
• 「なぜあのチームは早く帰れるのか？」
• 「なぜあのチームの稟議は通りやすいのか？」

こうした疑問を放置すると、従業員の不満が蓄積し、モチベーションの低下につながりかねません。

見える化がもたらす効果
１．会社への関心が高まる
他の組織やチームが何をしているかを知ることで、従業員が会社への関心を深めるケースがあります。

２．スケジュール管理の精度向上
業務内容を整理し、公開・周知することで年間を通じたスケジュールが可視化されます。これにより、チームや担当者がスケジュールに沿った業務を遂行しやすくなり、「うっかりミス」「勘違い」「失念」を防ぐことができます。

大企業から学ぶべきポイント
大企業のIR情報を確認すると、随時、組織図の変更や廃止、新設が公表されています。これは株主への周知や上場企業としての義務に加え、企業ガバナンスの向上を目的とした取り組みです。零細企業でも、組織図の整備や業務の見える化を実施することで、以下の効果が期待できます。

• 従業員の不公平感を軽減
  会社の上層部が適材適所に人材を配置しているつもりでも、従業員が「見えない」ことに対して不満や不公平感を抱くことがあります。これを防ぐには、情報を積極的に共有することが重要です。
• ジョブローテーションの基盤整備
  業務内容やスケジュールが明確になることで、従業員のジョブローテーション計画もスムーズに進めることができます。

実践のためのアクションプラン
組織図と業務の見える化を実践するために、以下のステップを試してみてください。

STEP1．部署やチームを書き出す
まずは簡単に手書きでも構いませんので、会社の部署やチームをリストアップし、それぞれの業務を整理してみましょう。

例
■総務部
・[経理業務]
・[給与支払い]
・[各行政への申請等]
・[人事業務]
・[社内ルール整備]
・[稟議決裁]
・[各部署の経費管理]
・[決算報告作成]
・[四半期別報告書作成]

■管理部
・[顧客管理]
・[顧客対応（メール・電話等）]

■営業部
・[営業]
・[顧客管理]
・[集金]
・[四半期別報告書作成]

■技術部
・[新製品開発]
・[既存商品のコストダウン]
・[技術的なクレーム対応]
・[四半期別報告書作成]

■生産部
・[生産]
・[生産調整]
・[営業部との連携]
・[配送部との連携]
・[設備メンテナンスおよび改修スケジュールの調整]
・[四半期別報告書作成]

■生産管理部
・[リソース確保]
・[生産調整]
・[仕入価格の検証]
・[四半期別報告書作成]

■配送部
・[配送]

２．エクセルで部署と業務を紐づける
上記の内容をエクセルシートに入力し、各部署とその業務を明確に紐づけてください。

３．年間スケジュールを作成する
各業務を実行する月や日を記載し、年間のスケジュールを作成します。毎月・毎日発生するものは除外しても構いませんが、以下のような重要な項目は必ず含めましょう。

必要な項目
　・「給与集計日」
　・「経費精算日」
　・「車検」や「設備メンテナンス」など定期的に発生する業務
　・「決算報告」
　・「月別・四半期別報告書」など経営・業績に関わる事項

これらのステップを踏むことで、組織全体の業務とスケジュールが明確になり、従業員間の理解や協力が深まります

まとめ
組織図と業務の見える化は、シンプルながら強力なツールです。これを活用することで、組織の透明性を高め、従業員のモチベーションや業務効率を向上させることができます。ぜひ、このアクションプランを実行に移し、組織運営の改善に役立ててください。